Het ZEUS-programma

Het ZEUS-programma: Zelfevaluaties Burgerzaken

Van zelfevaluatie naar structurele verbetering
Gemeenten voeren periodiek zelfevaluaties uit op de BRP en reisdocumenten. Deze zelfevaluaties zijn bedoeld om inzicht te geven in de kwaliteit van processen en gegevens, de naleving van wet- en regelgeving en mogelijke verbeterpunten binnen Burgerzaken. Daarnaast vormen zij een belangrijk verantwoordingsinstrument richting bestuur en toezichthouders.

In de praktijk worden de mogelijkheden van de zelfevaluaties niet altijd volledig benut. De aandacht gaat vaak uit naar het invullen en afronden van de vragenlijsten, terwijl juist de uitkomsten waardevolle inzichten bieden voor kwaliteitsverbetering, kennisontwikkeling en risicobeheersing. Tijd, capaciteit en specialistische kennis zijn daarbij niet altijd vanzelfsprekend beschikbaar.

Het ZEUS-programma is ontwikkeld om gemeenten te helpen meer waarde uit de zelfevaluaties te halen. Niet door de uitvoering over te nemen, maar door medewerkers te ondersteunen bij het begrijpen, interpreteren en benutten van de uitkomsten. Het doel is om de kwaliteit duurzaam te versterken, kennis blijvend te vergroten en de uitkomsten van de zelfevaluaties te benutten binnen een continue verbetercyclus.

Tekst gaat onder de afbeelding verder.

Workshop
Het programma bevat een workshop op locatie waarin deelnemers worden meegenomen in de opzet, achtergronden en uitvoering van de zelfevaluaties. Daarbij wordt aandacht besteed aan de interpretatie van vragen, veelvoorkomende aandachtspunten en de wijze waarop resultaten kunnen worden gebruikt voor verbetering. De workshop biedt tevens ruimte voor kennisuitwisseling en het delen van ervaringen tussen gemeenten.

ZEUS-applicatie
Naast de workshop ondersteunt ZEUS gemeenten bij de verdere uitvoering van de zelfevaluaties. Hiervoor is een ondersteunende applicatie beschikbaar waarin alle onderdelen van het zelfevaluatieproces samenkomen: de zelfevaluatie uitvoeringsservice (ZEUS). Gemeenten kunnen vragenlijsten beantwoorden, resultaten vergelijken met voorgaande jaren en rapportages genereren. Trends en ontwikkelingen worden zichtbaar gemaakt, zodat niet alleen afzonderlijke antwoorden, maar ook de ontwikkeling van de kwaliteit door de jaren heen inzichtelijk wordt.

De applicatie ondersteunt daarnaast samenwerking binnen de organisatie. Medewerkers kunnen toelichtingen raadplegen, onderbouwingen vastleggen, gezamenlijk vragen beantwoorden en kennis uitwisselen via een communityfunctie (forum). Ook kunnen verbetermaatregelen in de vorm van acties direct worden gekoppeld aan specifieke vragen of bevindingen, waardoor uitkomsten eenvoudiger worden vertaald naar de praktijk.

ZEUS ondersteunt hiermee niet alleen de uitvoering van de zelfevaluaties, maar ook het opvolgen van bevindingen binnen een gestructureerde verbetercyclus gebaseerd op PDCA (Plan, Do, Check, Act). Hierdoor ontstaat een continu proces van leren, verbeteren en borgen.

Binnen het programma zijn tevens functionaliteiten beschikbaar voor rapportage, procesmonitoring, planning, interne controle en samenwerking met een onafhankelijke beveiligingsfunctionaris. Hiermee wordt de zelfevaluatie een integraal onderdeel van kwaliteitsbeheer binnen Burgerzaken.

Extra’s
Als onderdeel van het programma ontvangen deelnemers jaarlijks twee uur persoonlijke digitale ondersteuning voor vragen, advies of inhoudelijke afstemming. Voor gemeenten die behoefte hebben aan aanvullende begeleiding, implementatieondersteuning of adviestrajecten zijn aanvullende ondersteuningsuren in de vorm van een abonnement beschikbaar. Ook zijn er aanvullende mogelijkheden, zoals een applicatie die ondersteunt bij het uitvoeren van acties (AVA) en een koppeling met MS Planner.

Prijsinformatie op aanvraag
De kosten zijn afhankelijk van de gekozen variant en eventuele extra ondersteuning. Neem vrijblijvend contact op voor meer informatie of een passende prijsopgave: niels.baggerman@outlook.com .

Resultaat
Het ZEUS-programma helpt gemeenten om:

• meer kennis en inzicht op te bouwen rondom de zelfevaluaties;
• de kwaliteit van beantwoording te vergroten;
• resultaten beter te analyseren en te duiden;
• verbetermaatregelen daadwerkelijk op te volgen;
• de PDCA-cyclus structureel toe te passen;
• kwaliteit en informatieveiligheid duurzaam te versterken.

Zo wordt de zelfevaluatie niet alleen een verantwoordingsinstrument, maar ook een praktisch hulpmiddel voor structurele verbetering binnen Burgerzaken.

Ook beschikbaar:

GIDO Kwaliteitskompas Burgerzaken

Met beleid naar beter

Werk planmatig aan kwaliteitsverbetering met behulp van beleidsdoelstellingen en de PDCA-cyclus. GIDO ondersteunt gemeenten bij het ontwikkelen, uitvoeren en borgen van kwaliteitsbeleid binnen Burgerzaken.