GIDO Kwaliteitskompas Burgerzaken

Een route afleggen naar aantoonbare kwaliteitsverbetering

Burgerzaken staat in het hart van de gemeentelijke dienstverlening. Het is essentieel om structurele aandacht voor kwaliteit, informatieveiligheid en procesverbetering niet uit het oog te verliezen. De eisen vanuit wet- en regelgeving verscherpen, inwoners verwachten een steeds betere dienstverlening, de behoefte aan interne verantwoording neemt toe en op het gebied van informatieveiligheid komen steeds vaker risico’s aan het daglicht.

Als je doet wat je al jaren doet, dan was dat gisteren misschien genoeg, maar morgen te weinig. Burgerzaken beweegt zich daarmee in een steeds complexer speelveld, waarin niet alleen de uitvoering telt, maar ook de vraag: liggen we nog op koers?

Om gemeenten houvast te geven in het structureel verbeteren van kwaliteit binnen Burgerzaken, biedt het GIDO Kwaliteitskompas Burgerzaken een vaste koers waarmee richting, uitvoering en bijsturing met elkaar verbonden worden.

PDCA als fundament voor kwaliteitsverbetering

Het GIDO Kwaliteitskompas Burgerzaken is gebaseerd op de PDCA-cyclus (Plan, Do, Check, Act). Deze cyclus vormt het fundament voor alle kwaliteitsactiviteiten binnen Burgerzaken:

• Plan: het formuleren van kwaliteitsdoelstellingen (bijvoorbeeld op het gebied van BRP of reisdocumenten).
• Do: het uitvoeren van verbeteracties binnen de dagelijkse praktijk.
• Check: het uitvoeren van evaluaties van de (uitvoering van de) doelstellingen.
• Act: het beslissen op de evaluatieresultaten.

Binnen het GIDO Kwaliteitskompas vormt de PDCA-cyclus de navigatie: zij bepaalt de koers, maakt zichtbaar waar bijsturing nodig is en zorgt ervoor dat verbeteringen daadwerkelijk worden doorgevoerd en geborgd.

Tekst gaat onder de afbeelding verder.

GIDO Kwaliteitskompas Burgerzaken als navigatie

Het GIDO Kwaliteitskompas Burgerzaken vertaalt de PDCA-cyclus naar een praktische werkwijze binnen Burgerzaken die structureel wordt ingebed in de organisatie. Daarbij wordt gewerkt met beleidsdoelstellingen voor Burgerzaken binnen de categorieën gegevens, informatieveiligheid, dienstverlening en organisatie. Deze doelstellingen leiden tot concrete verbeteracties en worden geëvalueerd, waarna rapportage aan het bestuur plaatsvindt. Dat is een bewezen, doelmatige aanpak voor kwaliteitsverbetering.

Kennis, structuur en ondersteuning

Bij veel gemeenten is de beleids- en kwaliteitsfunctie binnen Burgerzaken nog in ontwikkeling. Medewerkers zijn vaak relatief nieuw in hun rol en ervaren beperkte begeleiding of houvast. Het GIDO Kwaliteitskompas biedt daarom een combinatie van:

• Kennissessies over PDCA en kwaliteitsdenken binnen Burgerzaken.
• Workshops voor het formuleren van doelstellingen.
• Ondersteuning bij beleidsontwikkeling en kwaliteitsstructuur.
• Praktische begeleiding bij uitvoering en evaluatie.
• Een ondersteunende applicatie om de PDCA-cyclus daadwerkelijk werkend te maken, beleid te vertalen naar acties en de uitvoering te evalueren.

De applicatie ondersteunt het proces, zodat bevindingen, acties en evaluaties niet los blijven staan, maar onderdeel worden van één samenhangend kwaliteitsproces.

Het aanbod

Het GIDO Kwaliteitskompas Burgerzaken wordt in twee pakketten aangeboden, namelijk een basispakket en een uitbreiding. Daarnaast worden er diverse extra’s aangeboden.

Basispakket Koers: PDCA in de praktijk

Voor gemeenten die de PDCA-cyclus gestructureerd willen toepassen binnen Burgerzaken. In dit pakket staat de uitvoering, evaluatie en verbeteren van kwaliteit centraal. Inclusief:

• Kennissessie PDCA toegespitst op Burgerzaken.
• Vier uur digitale procesondersteuning in het eerste jaar.
• Een proces ondersteunende applicatie (GIDO).
• Een actie uitvoeringsapplicatie (AVA) of een koppeling met MS Planner.

De kennissessie en andere overleggen vinden digitaal plaats. Op locatie behoort tot de mogelijkheden (toeslag). Dit pakket helpt gemeenten om PDCA niet alleen te begrijpen, maar daadwerkelijk toe te passen binnen de uitvoering van Burgerzaken.

Uitbreidingspakket Bestemming: beleidsdoelstellingen

Voor gemeenten die naast uitvoering ook ondersteuning willen bij de invulling van het kwaliteitsbeleid voor Burgerzaken. Dit is aanvullend op het basispakket.

Dit uitbreidingspakket bestaat uit de volgende onderdelen:

• Digitale kennissessie over beleidsdoelstellingen.
• Workshop op locatie van de gemeente waarin doelstellingen worden uitgewerkt voor Burgerzaken.
• Uitgebreide set van modeldoelstellingen, specifiek gericht op Burgerzaken, als basis voor beleidsontwikkeling.
• Samenhangend kwaliteitsbeleid met de gekozen beleidsdoelstellingen.
• Alle ingrediënten voor een praktisch uitvoerbaar actieplan.
• Vier uur digitale beleidsadvisering.

Extra ondersteuning

Voor gemeenten die boven de reguliere ondersteuningsuren uit het pakket behoefte hebben aan aanvullende begeleiding, implementatieondersteuning of adviestrajecten zijn aanvullende uren beschikbaar. Dit kan in de vorm van een abonnement of een sessie voor beleidsadvisering in de plan- of act-fase, of evaluatiebegeleiding in de check-fase.

De resultaten

Door met GIDO Kwaliteitskompas Burgerzaken aan de slag te gaan, beschikt de gemeente over:

• een werkende PDCA-structuur binnen Burgerzaken,
• concrete en meetbare beleidsdoelstellingen,
• een uitvoerbaar actieplan voor verbetering en borging,
• een proces dat aansluit op bestaande verantwoording zoals de zelfevaluaties en
• structurele ondersteuning via een praktische applicatie

Hiermee ontstaat een praktisch uitvoerbare systematiek voor kwaliteitsverbetering binnen Burgerzaken.

Blijvende waarde voor de organisatie

Het doel van het GIDO Kwaliteitskompas Burgerzaken is het structureel, georganiseerd en aantoonbaar werken aan kwaliteit. De aanpak zorgt voor kennisoverdracht binnen de organisatie, een werkbare en herhaalbare PDCA-structuur en een praktische toepassing in de dagelijkse uitvoering van Burgerzaken. Het blijft niet beperkt tot het leveren van tijdelijke advisering of losse documenten, maar levert een werkwijze waarbij de medewerkers zelfstandig kunnen blijven werken aan kwaliteitsverbetering.

De organisatie blijft daarmee eigenaar van het kwaliteitsproces, terwijl ondersteuning beschikbaar blijft waar nodig. Zo is het kwaliteitskompas niet alleen een instrument om richting te bepalen, maar ook een manier om die koers vast te houden in de dagelijkse praktijk van Burgerzaken.

Doelgroep

Het GIDO Kwaliteitskompas Burgerzaken is ontwikkeld voor gemeenten die bijvoorbeeld werken onder hoge uitvoeringsdruk, onvoldoende structurele beleids- of kwaliteitscapaciteit hebben, behoefte hebben aan praktische ondersteuning bij PDCA en kwaliteitsborging of de kwaliteit aantoonbaar willen verbeteren en verantwoorden.

Het ondersteunt professionals binnen Burgerzaken, zoals beleidsmedewerkers, adviseurs, kwaliteitsmedewerkers, BRP-specialisten en managers.

Prijsinformatie op aanvraag

De kosten zijn afhankelijk van de gekozen variant en eventuele extra ondersteuning. Neem vrijblijvend contact op voor meer informatie of een passende prijsopgave: niels.baggerman@outlook.com .

Ook beschikbaar:

Het ZEUS-programma: Zelfevaluaties Burgerzaken

Van zelfevaluatie naar structurele verbetering

Benut de zelfevaluaties niet alleen als verantwoordingsinstrument, maar ook als startpunt voor leren en verbeteren. Het ZEUS-programma combineert een workshop, een ondersteunende applicatie en deskundige begeleiding tot één samenhangende aanpak.